In deze instructie helpen we je stap voor stap met het inplannen van de thuisvaccinaties voor jouw regio. Je werkt met een wekelijks Excel-bestand met aanmeldingen, en RoutiGo maakt op basis daarvan de planning voor die week.
Allereerst ga je in je browser naar ggd.routigo.com en daar log je in met jouw planner-account. Weet je je inloggegevens nog niet? Neem dan contact op met RoutiGo.
Voordat we gaan plannen nemen we je kort mee langs de verschillende menu-opties.
Rechtsboven zie je een aantal icoontjes:
Helemaal rechts zie je wie er is ingelogd. Het is belangrijk dat je altijd je persoonlijke account gebruikt.
Met het wereldbolletje links daarvan kun je jouw taal instellen.
Het cadeautje geeft aan welke nieuwe functionaliteiten recent beschikbaar zijn gekomen.
Het vraagtekentje brengt je naar de online instructies. Daar staan ook de antwoorden op veelgestelde vragen.
Nu lopen we kort door de menu-opties aan de linkerkant.
Met 'Stops importeren' upload je het Excel-bestand met de aanmeldingen voor de aankomende werkweek. Dit is het belangrijkste startpunt voor de planning. We gaan daar zo wat dieper op in.
Via 'Stops toevoegen' kun je zelf nog losse adressen toevoegen die je mee wil plannen. Dit gebruik je bijvoorbeeld als er via een andere weg dan het KCC een aanmelding binnenkomt die nog meegenomen moet worden.
Als er een rood bolletje staat bij 'Adressen corrigeren' dan betekent dat dat je een check moet doen of het gevonden adres overeenkomt met wat jij verwacht. Het systeem weet dit bij stops heel soms niet met 100 procent zekerheid en heeft dan hulp van de mens nodig.
Dan komen we bij 'Routes tonen'. Hier zul je veel in werken. Je ziet daar de geïmporteerde aanmeldingen die je nog moet plannen. En als je hebt gepland kun je hier de status in de gaten houden en wanneer nodig bijsturen.
Het Excel-bestand uploaden
Voordat je gaat plannen, lever je het Excel-bestand met aanmeldingen aan via 'Stops importeren'. Het bestand bevat alle aanmeldingen voor één werkweek; dus alle thuisvaccinaties die in die week gepland moeten worden.
Een uitgebreide uitleg over het Excel bestand is hier te vinden
Belangrijk om te weten over het Excel-bestand:
Gebruik het standaard aanleverformat dat je van RoutiGo of GGD GHOR hebt ontvangen.
De verplichte kolommen (Patientnr, Voorletter, Achternaam, Straat, Huisnummer, Postcode, Woonplaats, Datum, Locatie) moeten allemaal ingevuld zijn.
In de Datum-kolom staat de datum waarop de vaccinatie gepland moet worden. Op basis daarvan bepaalt RoutiGo welke werkweek het betreft.
Met de vinkjes (X) in de kolommen Maandag t/m Vrijdag geef je per burger aan op welke dagen hij of zij beschikbaar is. Een lege cel betekent: niet beschikbaar op die dag. Als alle dagen leeg zijn, gaat RoutiGo uit van standaard beschikbaarheid.
Met BezoekenNa en BezoekenVoor kun je een tijdvenster meegeven, bijvoorbeeld als een burger alleen na 12:00 thuis is.
Onderaan dit artikel is het voorbeeld excel bestand te downloaden
LET OP❗️
Een hernieuwde upload van hetzelfde Excel-bestand overschrijft de aanmeldingen die al in RoutiGo staan. Dat betekent dat je een al gemaakte planning kwijt bent als je dezelfde aanmeldingen nogmaals uploadt. Upload daarom per werkweek één keer, en verwerk mutaties (annuleringen, herplanningen) handmatig in RoutiGo.
Voertuigen aanmaken
Voordat je een planning kunt maken, moet RoutiGo weten met welke voertuigen jouw GGD op pad gaat. Elk voertuig staat voor één prikteam op de weg. Als jullie normaal met vier auto's rijden, maak je dus vier voertuigen aan.
Ga hiervoor naar 'Voertuigen' in het linkermenu. Klik rechtsboven op 'Voertuig toevoegen' en vul de basisgegevens in: een herkenbare naam (bijvoorbeeld 'Auto 1' of 'Prikteam Noord'), de start- en eindlocatie, en de beschikbare tijdsvensters (ochtend en middag als aparte routes, meer daarover in het artikel over voertuigen).
LET OP❗️
Voertuigen maak je één keer aan. Als de samenstelling van jouw wagenpark verandert (meer of minder auto's, andere locaties), pas je dat hier aan. Het aantal aangemaakte voertuigen is niet automatisch het aantal dat wordt ingezet — bij het plannen bepaalt het systeem zelf hoeveel er daadwerkelijk nodig zijn.
Meer over het configureren van voertuigen, zoals meerdere start-/eindlocaties en dagspecifieke instellingen, vind je in dit artikel.
Plannen
Via het menu-item 'Plannen' maak je een planning.
Klik rechtsboven op 'nieuwe planning'.
Vervolgens wordt de datum en jouw GGD-locatie getoond waarvoor je gaat plannen.
Je kiest welke adressen er gepland moeten worden. Dit is normaal gesproken het bakje 'ingeladen stops'.
Als je die hebt geselecteerd verschijnen de beschikbare voertuigen. Beschikbare voertuigen is het aantal fysieke voertuigen dat beschikbaar is per tijdsvak.
De tijdsvakken zie je achter het voertuig staan. Je ziet hier de starttijd en eindtijd. Bij ons werk hanteren we ochtend- en middagroutes als afzonderlijke routes. Dat komt omdat vaccins binnen zes uur na het uit de koeling halen gebruikt moeten worden, en de pauze daarom op de GGD-locatie wordt gehouden.
Klik rechtsboven op 'Plannen'.
LET OP❗️
Het is belangrijk om te realiseren dat het niet zo is dat er dan altijd alle voertuigen worden ingezet. Het systeem berekent automatisch hoeveel voertuigen (routes) er nodig zijn om alle bezoeken binnen de tijdsvensters af te kunnen leggen.
Het kan even duren voordat alles is berekend en het resultaat getoond wordt.
LET OP❗️
Let altijd op of er 0 staat bij het aantal "Niet geplande stops". Als dat niet het geval is betekent dat namelijk dat er iets niet past. Je hebt dan te veel aanmeldingen voor het aantal opgegeven voertuigen, of er zijn bezoeken die door de beschikbaarheidsvensters niet passen.
In het normale geval staat er een 0 en kun je naar het resultaat kijken. Klik dan op 'Accepteer' om het resultaat door te voeren.
Routes bekijken en vrijgeven
Klik op 'Routes tonen'. Aan de rechterkant verschijnen de aangemaakte routes. Ook hier geldt dat het soms even kan duren voordat deze worden getoond.
Je kunt met de selectievakjes één of meerdere routes selecteren. Je kunt maximaal tien routes tegelijk op de kaart tonen.
Je kunt de starttijd van een route aanpassen door op het potloodje achter de starttijd te klikken.
Als je één route selecteert dan kun je ook naar de lijstweergave gaan.
Als je tevreden bent met de routes dan kun je de routes vrijgeven.
LET OP❗️
Dit is een belangrijk moment. Zodra je vrijgeeft, staat de planning vast en wordt deze door de prikteams gebruikt. Doe dit pas als je zeker bent dat je de route zo gaat rijden.
Je kunt nu ook een prikker (medewerker) toewijzen aan de vrijgegeven route.
Je kunt hier ook stops wijzigen en verplaatsen. De uitleg hierover vind je in dit artikel.
Je bent nu klaar met plannen. De prikteams kunnen zich klaarmaken en op pad gaan.
Op locatie en monitoring
Zodra de prikteams onderweg zijn, kun je via het routescherm volgen waar ze zijn en of de bezoeken op tijd plaatsvinden. De kleuren van de klokjes zijn hiervoor een belangrijke indicator.
Een andere manier om te zien of het goed gaat is via de routelijst op de pagina Routes. Daar zie je per actieve route de geplande eindtijd, de verwachte eindtijd en het tijdverschil tussen beide. Zo zie je in één oogopslag welke routes nog op schema liggen en waar mogelijk een vertraging ontstaat. Meer hierover lees je in dit artikel.
LET OP❗️
De medische registratie van de vaccinatie blijft altijd in het EPD plaatsvinden. In RoutiGo registreer je alleen of het bezoek is afgerond, niet welke vaccinatie is toegediend. Ook ad-hoc situaties — bijvoorbeeld een partner of huisgenoot die op locatie alsnog gevaccineerd kan worden — registreer je uitsluitend in het EPD. RoutiGo wordt daarvoor niet gebruikt.
Een aanmelding zoeken
Via de button 'zoeken' kun je snel de status van een aanmelding terugvinden. Dit is handig als een burger belt met een vraag of als je het KCC iets wilt terugkoppelen.
Je kunt hier op van alles zoeken: op naam, adres, patiëntnummer, opmerking... zie het als een soort Google-zoekfunctie.
Zodra je de juiste aanmelding gevonden hebt, kun je doorklikken naar het detailscherm. Hier zie je alle gegevens over het bezoek. Als het bezoek nog niet is afgerond, zie je de actuele gecommuniceerde tijden en de exacte te verwachten aankomsttijd (ETA). Zodra het bezoek is afgehandeld door het prikteam kun je zien hoe laat en waar de stop is afgehandeld.
Dit is een handige manier om burgers met vragen snel te helpen.
Statistieken, rapporten en gebruikers
Via het menu-item 'Statistieken' kun je zien hoeveel bezoeken er per dag en per maand zijn gedaan.
Via 'Rapporten' kun je op dagniveau een simpele export maken van de realisatie. Handig voor de afstemming met het KCC of voor de eigen administratie.
Ten slotte kun je via 'Gebruikers toevoegen' nieuwe accounts aanmaken voor de prikkers en planners.
LET OP❗️
Dit moeten persoonlijke accounts zijn met een geldig e-mailadres. Als een gebruiker zijn of haar wachtwoord is vergeten, kan hij of zij dat zelf via de app opnieuw instellen met een bevestiging via dat e-mailadres. De voornaam van de prikker wordt ook in de realtime Track & Trace getoond.
Aanvullende artikelen
Voor specifieke situaties zijn er aparte artikelen beschikbaar. Denk hierbij aan:
Deze artikelen worden de komende weken toegevoegd. Heb je een situatie waar je niet uitkomt? Neem dan contact op met RoutiGo of je contactpersoon bij GGD GHOR.
Excel bestand: