Wat gebeurt er bij een hernieuwde upload?
Een Excel-upload naar RoutiGo overschrijft altijd de aanmeldingen die er al in staan. Concreet:
Een aanmelding met Patientnr 1234567 die je vandaag uploadt, komt in RoutiGo te staan.
Zodra je een planning hebt gemaakt, staat die burger ingepland op een dag en in een route.
Doe je later een nieuwe upload met dezelfde Patientnr, dan wordt de bestaande aanmelding — inclusief de gemaakte planning voor die burger — overschreven.
Het maakt niet uit of de gegevens hetzelfde zijn of niet. De nieuwe upload wint altijd.
LET OP❗️
Deze werkwijze geldt voor iedere upload. Een tussentijdse upload van 'alleen de nieuwe aanmeldingen' is dus alleen veilig als je zeker weet dat er geen aanmeldingen tussen zitten die al in RoutiGo staan.
Waarom is dit belangrijk?
Herhaalverzoeken kunnen ontstaan als een burger ongeduldig wordt en zich opnieuw aanmeldt bij het KCC. Zonder controle wordt zo'n herhaalverzoek meegenomen in de volgende upload, en verlies je de al gemaakte planning voor die burger.
Werken met een masterdocument
Om te voorkomen dat je een al geplande aanmelding opnieuw uploadt, is het aan te raden om per GGD een masterdocument bij te houden. Dit is een centrale lijst met alle aanmeldingen die de GGD heeft ontvangen en verwerkt.
Voordat je een nieuwe upload naar RoutiGo doet, check je in het masterdocument of een aanmelding al eerder is verwerkt. Alleen aanmeldingen die er nog niet in staan, neem je mee in de upload.
Hoe je het masterdocument precies inricht en welke informatie je erbij bijhoudt, kan per GGD verschillen. Belangrijk is dat je in elk geval kunt terugvinden welke Patientnrs al naar RoutiGo zijn geüpload.
Vragen?
Voor vragen over specifieke situaties kun je terecht bij RoutiGo of je contactpersoon bij GGD GHOR.