Voor iedere werkweek lever je één Excel-bestand aan met de aanmeldingen die je in RoutiGo wilt plannen. Het bestand kent verplichte en optionele velden, plus een paar velden waarin je beschikbaarheid en tijdvensters kunt aangeven.
Verplicht of optioneel
In rij 2 van het bestand staat per kolom of het veld verplicht of optioneel is. Verplichte kolommen zijn geel gemarkeerd, optionele kolommen groen.
De verplichte velden zijn:
Patientnr
Straat
Huisnummer
Postcode
Woonplaats
Locatie
Alle andere velden zijn optioneel. Je kunt ze leeg laten als de informatie niet beschikbaar is of niet van toepassing is.
Verplichte velden
Patientnr Uniek ID per aanmelding, bijvoorbeeld het patiëntnummer uit het EPD. Dit veld wordt gebruikt om aanmeldingen in RoutiGo te herkennen en terug te koppelen met het EPD.
Straat, Huisnummer, Postcode, Woonplaats De adresgegevens waar de burger bezocht moet worden. Vul het huisnummer inclusief eventuele toevoeging in (bijvoorbeeld '12A'). De postcode gebruik je in het formaat '1234 AB'.
Locatie De GGD-locatie van waaruit de route vertrekt en terugkeert (het depot). Belangrijk als jullie vanuit meerdere locaties rijden — RoutiGo koppelt de aanmelding aan het juiste voertuig.
Optionele velden
Aanhef, Voorletter, Achternaam Naamgegevens van de burger. Alle drie zijn optioneel. Sommige GGD'en gebruiken alleen het achternaamveld en zetten daar de volledige naam in.
Telefoonnummer Telefoonnummer van de burger. Kan handig zijn voor het bevestigingsgesprek of bij calamiteiten onderweg.
Datum De gewenste vaccinatiedatum. Als je een datum invult, komt die datum in RoutiGo te staan. Laat je dit veld leeg, dan plaatst RoutiGo de aanmelding op aankomende maandag, zodat van daaruit de weekplanning gemaakt kan worden.
Partner of NMTW Vul 'Partner' of 'NMTW' in. Sommige GGD'en gebruiken dit veld voor herkenning op locatie.
Opmerkingen Vrije tekst voor toelichting. Bijvoorbeeld 'thuiszorg opent deur' of 'sleutel onder de mat'.
LET OP❗️
Tijden waarop de burger wel of niet bezocht kan worden horen niet in Opmerkingen, maar in BezoekenNa en BezoekenVoor. Alleen daar worden ze door RoutiGo meegenomen in de planning.
Beschikbaarheid: Maandag t/m Vrijdag
Deze vijf kolommen geven aan op welke werkdagen de burger beschikbaar is. Zet een X in de kolom van de dag waarop de burger beschikbaar is; laat de kolom leeg als de burger die dag níet beschikbaar is.
Standaard staan alle dagen op X — de burger is dan de hele week beschikbaar en RoutiGo mag zelf de beste dag kiezen. Pas dit alleen aan voor burgers met een echte dagbeperking.
Voorbeelden:
Hele week beschikbaar — alle vijf de kolommen op X (standaard).
Alleen dinsdag en donderdag — X bij Dinsdag en Donderdag, andere dagen leeg.
Overal behalve woensdag — X bij alle dagen behalve Woensdag.
Meer over de werkwijzen zonder en met voorkeursdagen vind je in de bijbehorende artikelen.
Tijdvenster: BezoekenNa en BezoekenVoor
BezoekenNa is de vroegste tijd waarop de burger bezocht kan worden. Voorbeeld: 09:00.
BezoekenVoor is de laatste tijd waarop de burger bezocht kan worden. Voorbeeld: 17:00.
Beide velden zijn optioneel. Laat je een veld leeg, dan geldt er geen ondergrens of bovengrens.
Voorbeelden:
Alleen na 12:00 in verband met thuiszorg — BezoekenNa = 12:00, BezoekenVoor leeg.
Moet klaar zijn voor avondzorg om 17:00 — BezoekenNa leeg, BezoekenVoor = 17:00.
Alleen tussen 10:00 en 15:00 — BezoekenNa = 10:00, BezoekenVoor = 15:00.
Voordat je uploadt
Voordat je het bestand in RoutiGo uploadt via 'Stops importeren', controleer je:
Zijn alle verplichte velden ingevuld voor iedere regel?
Staan datums in het formaat dd-mm-jjjj?
Staan tijden in het formaat uu:mm?
Kloppen de X-jes met de daadwerkelijke beschikbaarheid?
LET OP❗️
Een Excel-upload naar RoutiGo overschrijft aanmeldingen die er al in staan. Neem alleen nieuwe aanmeldingen mee in een vervolgupload. Zie ook het artikel over herhaalverzoeken en het masterdocument.
Vragen?
Voor vragen over specifieke velden of situaties kun je terecht bij RoutiGo of je contactpersoon bij GGD GHOR.
Excel bestand: