In dit artikel begeleiden we je stap voor stap bij het gebruik van RoutiGo, zodat je snel en zonder gedoe de weg op kunt. Of je nu net begint of je geheugen even wilt opfrissen, we zorgen ervoor dat je goed voorbereid bent.
We hebben de instructies verdeeld in de volgende stappen:
5: Plannen
8: Rijden maar!
____________________________________________________________________________
Stap 1: Voertuigen toevoegen
Voordat je aan de slag kunt gaan moet je als eerst voertuigen toevoegen. Dit kun je alleen doen als je de rol admin binnen het dashboard hebt. Ga hiervoor naar 'Instellingen' en klik op de blauwe button ‘Voertuig toevoegen’.
Je kunt voertuigen op twee manieren aanmaken:
Per voertuigtype één voertuig:
Hierbij maak je voor elk type slechts één voertuig aan. Bijvoorbeeld: als je 10 Caddy’s, 4 elektrische voertuigen en 2 fietsen hebt, dan voeg je één Caddy, één elektrisch voertuig en één fiets toe. In de volgende stap kun je routes aanmaken, waarbij je per route een voertuigtype selecteert. Je kunt een voertuig meerdere keren toewijzen aan verschillende routes.Voor elk voertuig één apart exemplaar:
Hierbij maak je elk voertuig afzonderlijk aan, bijvoorbeeld met een kenteken of uniek kenmerk. Dit is handig als je voertuigen individueel wilt toewijzen aan routes, zodat elke route een specifiek voertuig krijgt.
Voertuig aanmaken
Een voertuig maak je aan door de volgende gegevens in te vullen:
Type voertuig en een herkenbare naam
Start- en eindlocatie (bijvoorbeeld het adres van een depot of het huisadres van een bezorger)
Capaciteit en de bijbehorende eenheid (bijv. aantal pakketten of volume)
(Optioneel) Actieradius voor elektrische voertuigen – het systeem houdt hier rekening mee bij het plannen van routes
Klik op ‘Opslaan’ om het voertuig toe te voegen. Herhaal dit voor elk voertuig of voertuigtype dat je wilt gebruiken.
____________________________________________________________________________
Stap 2: Routes toevoegen
Als je de voertuigen hebt toegevoegd, kun je de routes toevoegen. Klik daarvoor op ‘Routes’ en daarna op de blauwe button “Route toevoegen’.
Vul de routenaam in en pas eventueel de code aan. Kies de juiste start-, en eindtijd en selecteer als laatste het voertuig dat je aan de route wil koppelen.
____________________________________________________________________________
Stap 3: Tijden aanpassen
Je kunt in servicetijden en de tijdsmarge voor de aankomst bij de stop instellen.
Servicetijden zijn de standaard duur voor een stop. Tijdsmarge voor de aankomst bij de stop Een hogere waarde vergroot de kans dat de bezorger binnen het venster aankomt. Dit gaat wel ten koste van de planningsefficiëntie.
Pas de tijden aan en klik op ‘opslaan’.
____________________________________________________________________________
Stap 4: orders toevoegen
Je kunt orders op verschillende manieren in RoutiGo zetten:
Handmatig invoeren via het dashboard
Uploaden en importeren van CSV-bestand
Via de API
Hieronder leggen we het handmatig en uploaden met een CSV-bestand uit, voor de overige opties moet je contact met ons opnemen.
Handmatig
Je kunt via het menu-item 'Orders toevoegen' orders stuk voor stuk handmatig toevoegen.
Selecteer of je een 'Ophaallocatie' of 'Afleverlocatie' wilt toevoegen. Hierna kan je eventueel nog een tweede locatie aan de order toevoegen.
Zoek op een deel van het adres en/ of de bedrijfsnaam.
Vul de overige gegevens zoals naam, eventuele tijdsvensters en route- en/of locatie instructies in.
Klik op 'Opslaan' en kies vervolgens voor het toevoegen van nog een order of sluit de pop-up als je klaar bent.
Uploaden via CSV bestand
Ga in het dashboard naar 'Stops importeren', gebruik eventueel het voorbeeld bestand, zie (Klik hier voor voorbeeld) en selecteer je bestand. De stops worden nu ingeladen.
____________________________________________________________________________
Stap 5: Plannen
Als de stops erin staan, kun je aan de slag met de planning. Bekijk deze video of lees hieronder verder.
Via het menu-item ‘Plannen’ maak je een planning.
Dat doe je door rechtsboven op ‘nieuwe planning’ te klikken.
Selecteer de juiste datum.
Kies welke stops er gepland moeten worden. Dit is normaal gesproken het bakje ‘ingeladen stops’.
Als je die hebt geselecteerd verschijnen de beschikbare voertuigen. Selecteer de voertuigen waarmee je wilt plannen.
Klik rechtsboven op 'Plannen'.
Als de planning klaar zie je onder resultaten het aantal routes, de totale rijtijd, wachttijd, afstand en niet geplande stops.
LET OP❗️
Let altijd op of er 0 staat bij het aantal "Niet geplande stops". Als dat niet het geval is betekent dat namelijk dat er iets niet past. Je hebt dan teveel stops voor het aantal opgegeven voertuigen.
In onderstaand voorbeeld is dat niet het geval dus dan klik je op 'Accepteer' om het resultaat door te voeren.
____________________________________________________________________________
Stap 6: Route vrijgeven
Als de planning is gemaakt, ga je de routes vrijgeven. Als je de add on klanten op de hoogte hebt, krijgen de klanten de track & trace op moment dat je de routes vrijgeeft.
Klik om routes vrij te geven, op het menu-item ‘Routes tonen’.
Je kunt met de selectievakjes één of meerdere routes selecteren. Je kunt maximaal tien routes tegelijk op de kaart tonen.
Je kunt de starttijd van een route aanpassen door op het potloodje achter de starttijd te klikken.
Als je tevreden bent met de routes dan kun je de routes vrijgeven.
____________________________________________________________________________
Stap 7: Bezorgers toevoegen
Voordat je kunt gaan rijden moet je eerst bezorgers aanmaken. Via het menu-item 'Gebruikers beheren' kun je bezorgers toevoegen. Let op: dit moeten persoonlijke accounts zijn met een geldig e-mailadres.
Je kunt vast bezorgers toewijzen aan routes, ga daarvoor terug naar het menu-item 'Routes tonen' en voeg de bezorgers toe. Als je geen bezorgers hebt toegevoegd aan de routes, kan de bezorger in de app zelf een route kiezen om te gaan rijden.
____________________________________________________________________________
Stap 8: Rijden maar!
Je bent nu klaar met plannen, je bezorgers kunnen de voertuigen inladen en gaan rijden. Hiervoor hebben ze de RoutiGo Driver app nodig, deze kunnen ze downloaden in de App Store en Google Play. Voor de bezorgers hebben we een aparte handleiding gemaakt.
Zodra je bezorgers onderweg zijn, kun je via het routescherm je bezorgers volgen en zien of de bestellingen op tijd zijn - of worden - afgeleverd.
De kleuren van de klokjes zijn hiervoor een belangrijke indicator of alles goed gaat.
Een andere manier om te zien of het goed gaat is via het menu-item 'Monitoring'. Daar zie je op volgorde van prioriteit en welke routes de meeste aandacht behoeven. De routes die de meeste vertraging hebben staan bovenaan.
Via de button ‘zoeken’ kun je snel de status van een bestelling terugvinden. Dus als een klant een vraag heeft, zoek je dat op en kun je direct zien wat de status is.
Je kunt hier op van alles zoeken; op naam, adres, opmerking…. zie het als een soort Google zoekfunctie.
Benieuwd hoe je routes kunt wijzigen? Bekijk de video hieronder.
Vragen? Stel ze via de chat rechtsonder in je scherm.