In deze instructie helpen we je stap voor stap met het plannen van je bezorgroutes.
Deze uitleg hebben we eventueel ook in de vorm van een video hier.
Allereerst ga in je browser naar plus.routigo.com en daar log je in met jouw planner-account. Weet je je inloggegevens nog niet? Neem dan contact op met RoutiGo.
Voordat we gaan plannen nemen we je kort mee langs de verschillende menu-opties.
Rechtsboven zie je een aantal icoontjes:
Helemaal rechts zie je wie er is ingelogd. Het is belangrijk dat je altijd je persoonlijke account gebruikt.
Met het wereldbolletje links daarvan kun je jouw taal instellen.
Het cadeautje geeft aan welke nieuwe functionaliteiten recent beschikbaar zijn gekomen.
Het vraagtekentje brengt je naar de online instructies. Daar staan ook de antwoorden op veelgestelde vragen.
Nu lopen we kort door de menu-opties aan de linkerkant.
Met ‘Stops importeren’ kun je een CSV-bestand uploaden. Dat is voor PLUS winkels niet nodig, want de bestellingen uit de webshop worden automatisch in het systeem gezet.
Via ‘Stops toevoegen’ kun je zelf ook nog stops/adressen toevoegen die je mee wil plannen. Je kunt bijvoorbeeld bij de kassa in de winkel aanbieden dat de boodschappen worden bezorgd. Dit adres kun je hier dan zelf toevoegen.
Als er rood bolletje staat bij ‘Adressen corrigeren’ dan betekent dat je een check moet doen of het gevonden adres overeenkomt met wat jij verwacht. Het systeem weet dit bij stops heel soms niet met 100 procent zekerheid en heeft dan hulp van de mens nodig.
Dan komen we bij ‘Routes tonen’. Hier zul je veel in werken. Je ziet daar de binnengekomen bestellingen die je nog moet plannen. En als je hebt gepland dan kun je hier de status in de gaten houden en wanneer nodig bijsturen. Je ziet hier aan de rechterkant de in te plannen stops.
Via het menu-item ‘Plannen’ maak je een planning.
Dat doe je door rechtsboven op ‘nieuwe planning’ te klikken.
Vervolgens wordt de datum en jouw winkel getoond waarvoor je gaat plannen.
Je kiest welke adressen er gepland moeten worden. Dit is normaal gesproken het bakje ‘ingeladen stops’.
Als je die hebt geselecteerd verschijnen de beschikbare voertuigen. Beschikbare voertuigen is het aantal fysieke voertuigen dat beschikbaar is per tijdsvak.
De tijdsvakken zie je achter het voertuig staan. Je ziet hier de starttijd en eindtijd. Als je twee voertuigen beschikbaar hebt tussen 8:00 en 10:00 dan kun je die aanvinken om mee te plannen.
Klik rechtsboven op 'Plannen'.
LET OP❗️
Het belangrijk om te realiseren dat het niet zo is dat er dan altijd twee voertuigen nodig zijn. Het systeem berekent namelijk automatisch hoeveel voertuigen (ook wel routes) er nodig zijn om de bestellingen binnen de tijdsvensters af te kunnen leveren.
We hebben nu de beschikbare voertuigen geselecteerd voor de verschillende tijdsvensters. Klik nu rechtsboven op 'plannen'. Het kan even duren voordat alles is berekend en het resultaat getoond wordt.
LET OP❗️
Let altijd op of er 0 staat bij het aantal "Niet geplande stops". Als dat niet het geval is betekent dat namelijk dat er iets niet past. Je hebt dan teveel bestellingen voor het aantal opgegeven voertuigen.
In dit voorbeeld is dat niet het geval dus we gaan kijken naar het resultaat, je klikt eerst op 'Accepteer' om het resultaat door te voeren.
Klik op ‘Routes tonen’, aan de rechterkant verschijnen de aangemaakte routes. Ook hier geldt dat het soms even kan duren voordat deze worden getoond.
Je kunt met de selectievakjes één of meerdere routes selecteren. Je kunt maximaal tien routes tegelijk op de kaart tonen.
Je kunt de starttijd van een route aanpassen door op het potloodje achter de starttijd te klikken.
Als je één route selecteert dan kun je ook naar de lijstweergave gaan.
Als je tevreden bent met de routes dan kun je de routes vrijgeven.
Dit is een belangrijk moment, want zodra je dat doet krijgen jouw klanten een berichtje met de tijd waarop de bezorging gaat plaatsvinden. Wees hier dus voorzichtig mee en doe dit pas als je zeker bent dat je de route zo gaat rijden.
Je kunt nu ook een bezorger toewijzen aan de vrijgegeven route.
Je kunt hier ook stops wijzigen en verplaatsen, de uitleg hierover vind je in dit artikel.
Je bent nu klaar met plannen, je bezorgers kunnen de bus inladen en gaan rijden.
Zodra je bezorgers onderweg zijn, kun je via het routescherm je bezorgers volgen en zien of de bestellingen op tijd zijn - of worden - afgeleverd.
De kleuren van de klokjes zijn hiervoor een belangrijke indicator of alles goed gaat.
Een andere manier om te zien of het goed gaat is via het menu-item 'Monitoring'. Daar zie je op volgorde van prioriteit en welke routes de meeste aandacht behoeven. De routes die de meeste vertraging hebben staan bovenaan.
Via de button ‘zoeken’ kun je snel de status van een bestelling terugvinden. Dus als een klant een vraag heeft, zoek je dat op en kun je direct zien wat de status is.
Je kunt hier op van alles zoeken; op naam, adres, opmerking…. zie het als een soort Google zoekfunctie.
Zodra je de juiste klant gevonden hebt, kun je doorklikken naar het detailscherm. Hier zie je de gegevens over de bezorging. Als er nog niet is afgeleverd zie je de actuele gecommuniceerde tijden en de exacte te verwachten aankomsttijd (ETA). Zodra de bezorging is afgehandeld door de bezorger kun je zien hoe laat en waar de stop is afgehandeld.
Dit is een superkrachtige manier om klanten met vragen te helpen.
Dan hebben we nog het menu-item ‘Statistieken’, hier kun je zien hoeveel bestellingen er per dag en per maand zijn gedaan.
En via ‘Rapporten’ kun je op dagniveau een simpele export maken van de realisatie.
Ten slotte kun je via ‘Bezorgers toevoegen’ nieuwe accounts aanmaken voor de bezorgers. Let op: dit moeten persoonlijke accounts zijn met een geldig e-mailadres. Als de bezorger zijn/haar wachtwoord is vergeten, dan kan hij/zij die zelf via de app opnieuw instellen met een bevestiging via dat e-mailadres. De voornaam van de bezorger wordt ook in de realtime Track & Trace getoond.
